Clinique Autrement : Réduire l’implication de la fondatrice dans l’entreprise
Remettre de l’ordre dans les coulisses
Charlie-Maud Gingras est travailleuse sociale et fondatrice de la Clinique Autrement, une clinique psychosociale située à Thetford Mines. Elle voulait offrir un service professionnel, humain, et simple — mais avec la demande qui augmentait, elle se retrouvait à porter l’ensemble des opérations sur ses épaules.
Elle savait que certaines choses pouvaient rouler mieux, mais elle n’avait pas le temps de s’arrêter pour tout remettre à plat.
Le mandat : clarifier les suivis, structurer les opérations, et l’aider à sortir de son rôle de pilier unique.
Quand tout passe par la fondatrice
Avant notre collaboration, le fonctionnement de la clinique reposait essentiellement sur Charlie-Maud :
Elle devait penser à tout, tout le temps (facturation, gestion des suivis, relances…)
Aucune façon rapide de voir les indicateurs importants (nombre de clients, paiements, occupation des intervenant·es)
Plusieurs processus n’étaient pas documentés, ce qui compliquait la délégation
L’expérience client variait selon qui faisait quoi… ou oubliait quoi
Résultat : beaucoup de charge mentale, peu de visibilité, et une difficulté à prendre du recul sur l’entreprise.
Ce n’était pas un problème de volonté. C’était un manque de système.
Structurer l’interne pour que tout ne repose plus sur elle
Plutôt que de « tout automatiser », on a choisi de partir des vrais irritants pour bâtir des solutions adaptées.
**Prendre note que les stratégies mentionnées ci-dessous ont été misent en lumière via le service de Diagnostic opérationnel, mais n’ont pas été implémenter pendant ce mandat.
Solutions automatisées pour les tâches répétitives telles que la facturation et le suivi des paiements via l’intégration d’un nouveau logiciel.
Création d'un tableau de bord personnalisé pour le suivi hebdomadaire et mensuel des KPI clés pour permette à Charlie-Maud de prendre des décisions éclairées sur les services à développer ou ajuster.
Structuration de la phase d'onboarding avec des automatisations supplémentaires pour rappeler les informations pertinentes aux clients.
Introduction d'un questionnaire de fin de suivi pour capter les retours clients et améliorer continuellement les services.
Clarification et standardisation des opérations de l’entreprise afin de rendre les systèmes plus fluides et que l’équipe soit moins dépendante de Charlie-Maud, la fondatrice
Un quotidien moins lourd, une équipe mieux outillée
En quelques semaines, la clinique a senti les effets :
Charlie-Maud peut se concentrer sur ses dossiers de fond, sans se faire interrompre par des urgences opérationnelles.
L’équipe a des repères clairs pour prendre le relais sur certaines tâches.
Les données sont centralisées et faciles à consulter.
Les clients vivent une expérience plus fluide, dès le premier contact.
Pas de surperformance. Juste une structure qui soutient le travail, au lieu de l’alourdir.
Ce qu’elle en dit
Mon entreprise étant dans un domaine très normé, Jessica a su bien prendre ceci en considération. Les recommandations étaient pertinentes et prenait en compte la gestion du changement nécessaire.
Très bien détaillé. Des documents bien montés. Différentes méthodes pour bien comprendre le diagnostic (discussion, vidéo, écriture, visuel). Pas de jargon qu’on ne comprend pas.
Elle offre beaucoup de flexibilité tout en maintenant un cadre, un art que peu de personnes maîtrise bien. Ça permet donc de se sentir pris en charge, sans voir le feeling d’être pris dans quelque chose de trop rigide.
Toi aussi, tu portes trop de chapeaux ?
Ton entreprise fonctionne, mais tu as l’impression que tout passe par toi ? Tu veux déléguer, mais tu n’as pas les bases en place ? On peut restructurer ensemble ton fonctionnement, pour que ça roule — sans que tu sois toujours au centre.
