Optimiser et automatiser le CRM Notion pour SEM Solutions Inc.
Un CRM Notion éparpillé, transformé en système centralisé et automatisé.
SEM Solutions Inc. est une entreprise qui jongle avec une quantité importante d’informations à centraliser. Ils utilisaient déjà Notion comme CRM, mais l’espace avait besoin d’être restructuré de fond en comble pour que ce soit simple et à valeur ajoutée pour l’équipe.
L’objectif était clair : structurer, optimiser et automatiser le CRM pour améliorer la gestion client, centraliser les informations et fluidifier les processus internes.
La situation avant le projet
Avant de travailler ensemble, le CRM fonctionnait, mais pas de façon optimale. Les informations étaient là, mais difficiles à retrouver, à filtrer et à utiliser efficacement au quotidien.
Les principaux défis :
Une structure de CRM à revoir : bases de données peu conenctées, organisation à clarifier
Absence de vue dynamiques pour accéder rapidement aux données essentielles
Aucun gabarit standardisé pour uniformiser les entrées et gagner du temps
Des processus manuels répétitifs qui ralentissaient les opérations
Un besoin de centralisation pour que toute l’information client vive au même endroit
Ce qu’on a bâti ensemble
Le projet s’est déroulé en quatre semaines, avec une approche structurée en phases distinctes pour s’assurer que chaque décision repose sur une compréhension réelles des besoins de l’organisation.
Semaine 1 : Analyse et diagnostic
Avant de toucher à quoi que ce soit dans le CRM, on a commencé par comprendre. Une rencontre de démarrage a permis de cartographier les processus actuels, d’évaluer la structure existante du CRM et d’identifier les inefficacités concrètes. Un plan d’optimisation a été présenté et validé avant de passer à l’action.
Semaine 2 : Optimisation et structuration
Une fois le diagnostic posé, on a restructuré le CRM de fond en comble :
Réorganisation des bases de données et mise en place des relations entre les tables
Création de vues dynamiques : tableaux, kanban, filtres, pour un accès rapide à l’essentiel
Mise en place de gabarits pour uniformiser les entrées et éliminer les tâches redondantes
Semaine 3 : Automatisation
Les processus identifiés lors du diagnostic ont été automatisés. Chaque automatisation a été testée et ajustée pour garantir une exécution fluide dans le contexte réel des opérations de SEM Solutions.
Semaine 4 : Formation et support
La livraison ne s’est pas arrêtée à la remise du CRM, l’organisation a reçu une documentation simplifiée avec les fonctionnalités et bonnes pratiques, une démonstrattion en rencontre des nouvelles fonctionnalités et un support post-livraison de 30 jours pour répondre aux questions et ajustements mineurs.
Ce que ce projet a changé
À la fin du projet, SEM SOlutions dispose d’un CRM entièrement restructuré, pensé pour la réalité quotidienne de son équipe.
Ce projet illustre bien une réalité qu’on voit souvent : l’outil n’est pas le problème. Notion était déjà là. Ce qui manquait, c’était une structure pensée pour la façon dont SEM Solutions travaille vraiment.
En repartant des besoins de l’équipe, des processus et des données, on a pu transformer un espace de travail fonctionnel en un système qui soutient activement la croissance se l’entreprise.
