Cartographier et automatiser les opérations de Pastel Immigration Inc.
Projet
Pastel Immigration Inc. est un cabinet spécialisé en immigration canadienne. L'entreprise accompagne ses clients à travers des processus complexes : consultations, mandats de représentation légale, dossiers de résidence permanente et permis de travail, impliquant de nombreuses étapes administratives à gérer en parallèle.
Le projet, réalisé de janvier à avril 2025, visait à cartographier les processus existants, proposer des améliorations concrètes et mettre en place des automatisations pour alléger la charge opérationnelle.
Les objectifs
Obtenir une vue claire des processus actuels de l'entreprise, identifier les opportunités d'optimisation et automatiser les étapes répétitives, de la prise de consultation jusqu'à la fin du mandat, pour que l'équipe puisse se concentrer sur ce qui compte vraiment : accompagner les clients dans leurs démarches d'immigration.
Le projet s'est déroulé en deux volets.
D'abord, Une cartographie complète des processus.
Un atelier a permis de documenter chaque étape des deux grands flux de l'entreprise : le processus d'acquisition et consultation, et le processus de mandat de représentation légale.
Une analyse stratégique a suivi, avec une nouvelle cartographie proposant des pistes d'optimisation, un écosystème technologique revu, incluant notamment le remplacement de PandaDoc par Google Docs pour la signature électronique et l'ajout de Zapier pour les automatisations, ainsi que des recommandations concrètes présentées en rencontre débriefing.
Ensuite, la phase d'exécution.
Plusieurs automatisations ont été configurées et testées : la création automatique d'une fiche client dans Notion et d'un client dans Wave dès qu'une consultation est réservée via Calendly, la génération de contrats personnalisés dans Google Docs via un bouton Notion, le déclenchement d'automatisations à la signature du contrat pour mettre à jour les statuts et créer les projets, ainsi que l'envoi automatique de courriels de remerciement — avec ou sans invitation à laisser un avis Google — directement depuis la fiche client Notion via Zapier et Gmail.
Des formulaires Notion ont également été configurés pour centraliser la collecte d'informations clients selon le type de mandat, avec des notifications à l'équipe et une mise à jour automatique des statuts.
Conclusion
Pastel Immigration repart avec une vision claire de ses opérations, un écosystème technologique cohérent et des automatisations qui prennent en charge les tâches répétitives à chaque étape du parcours client. L'équipe peut désormais se concentrer sur l'essentiel : guider ses clients à travers l'un des processus les plus importants de leur vie.
