Optimisation des processus administratifs et gestion du temps pour une adjointe en comptabilité
Structurer son entreprise pour mieux servir ses clients en comptabilité
Alyssia Bourgeois est adjointe administrative en comptabilité. Elle accompagne des petites entreprises dans la gestion de leurs finances. Très impliquée pour ses clients, elle mettait souvent ses propres processus de côté, ce qui alourdissait sa charge mentale.
Elle voulait se sentir plus en contrôle, retrouver une structure simple et avoir des outils qui lui feraient vraiment gagner du temps.
Tout reposait dans sa tête (et un peu sur papier)
Avant notre collaboration, Alyssia gardait tout en mémoire ou sur papier : les suivis clients, les tâches à faire, les heures travaillées…
Résultat ? Elle passait beaucoup trop de temps à refaire les mêmes choses, à chercher des informations, ou à se demander si elle avait bien tout fait.
Elle n’avait pas de système clair pour savoir combien de temps elle passait par client.
Chaque nouvelle demande client demandait de réécrire des courriels, chercher les bons documents, et parfois refaire ce qui avait déjà été fait.
Elle savait qu’elle pouvait mieux faire… mais ne savait pas par où commencer, ni avec quels outils.
Des outils simples, pensés pour sa réalité
Pendant nos six rencontres, on a pris le temps de décortiquer son quotidien pour mieux l’optimiser. L’idée, ce n’était pas de tout changer, mais de bâtir sur ce qu’elle avait déjà, en rendant ça plus fluide, plus léger, plus efficace.
Voici ce qu’on a mis en place ensemble :
Clockify : pour suivre le temps passé par client (et facturer avec plus de clarté)
Jotform : pour créer des contrats dynamiques avec signature électronique en quelques clics
Google Tasks : pour organiser ses suivis clients et ses tâches récurrentes par client
Google Keep : pour préparer ses modèles de courriels (ex. : relance, confirmation, demande de documents)
Chaque outil a été personnalisé à sa façon de travailler.
On a priorisé la simplicité, l’efficacité… et le fait qu’elle puisse tout gérer seule après.
Moins de charge mentale. Plus de structure. Et du temps en bonus.
Avec les systèmes en place, Alyssia a rapidement vu la différence :
Des heures gagnées par semaine grâce aux gabarits de courriel
+ de clarté dans ses journées grâce à une liste de tâches priorisée
Un contrat prêt à envoyer en moins de 2 minutes, sans ouvrir de logiciel compliqué
Des suivis clients mieux organisés, donc moins de stress et plus de fluidité
Elle a maintenant une base solide pour continuer à faire évoluer son entreprise, à son rythme.
Toi aussi, tu veux remettre de l’ordre dans ton entreprise ?
Que tu sois travailleur autonome ou que tu as une équipe, ton entreprise mérite des systèmes clairs qui travaillent pour toi.
Ensemble, on peut optimiser ton organisation, automatiser les tâches répétitives, et te libérer du temps pour ce qui compte vraiment.
